Zásady zpracování osobních údajů

1. Úvodní informace

Vyšší odborná škola a Střední průmyslová škola elektrotechnická se sídlem Koterovská 828/85, 326 00 Plzeň (dále jen „Škola“) v roli Správce zpracovává osobní údaje subjektů údajů (zaměstnanců, uchazečů o zaměstnaní, žáků, rodičů, dodavatelů, apod.) v rámci všech svých hlavních činností.

Osobní údaje subjektu údajů jsou Školou zpracovávány podle následujících právních základů:

a. pro splnění právní povinnosti Školy,
b. pro splnění úkolů Školy prováděných ve veřejném zájmu,
c. pro účely oprávněných zájmů Školy nebo třetí osoby,
d. pro splnění smluv uzavřených Školou,
e. pro účely ochrany života a zdraví žáků,
f. pro jiné účely (specifikované v souhlasu se zpracováním osobních údajů) se souhlasem subjektu se zpracováním jeho osobních údajů.

2. Účely zpracování osobních údajů

Zpracování osobních údajů se uskutečňuje zejména ke splnění právních povinností Školy a ke splnění úkolů prováděných v oprávněném zájmu.

Škola dále zpracovává osobní údaje subjektů k zabezpečení svých smluvních vztahů, vedení účetnictví, personální a mzdové agendy.

V případě zpracování osobních údajů se souhlasem subjektu údajů je účelem zasílání novinek do e-mailu a prezentace Školy s použitím fotografií a videozáznamů.

3. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

Škola shromažďuje, zpracovává a uchovává následující kategorie osobních údajů subjektů:

• kontaktní a identifikační osobní údaje – zejména jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, bydliště, telefonní číslo, e-mail, doručovací adresa, místo narození, údaje o předchozím vzdělávání, údaje o průběhu a výsledcích vzdělávání,
• popisné osobní údaje – zejména údaje subjektu vztahující se k řešené agendě, smluvnímu vztahu,
• osobní údaje poskytnuté Školou o jiné osobě (jiném subjektu) – zejména v případě, že se řešená agenda dotýká dalších fyzických osob (např. vedení správního řízení),
• zvláštní kategorie osobních údajů, zejména citlivé údaje, dotýkající se zpravidla zdravotního stavu či sociální situace subjektu, znevýhodnění žáka; a dále údaje týkající se rozsudků v trestních věcech a trestných činů, a to vždy v případech, kdy to Škole ukládají příslušné právní předpisy; zpracování v rámci pracovně právního vztahu (např. zaměstnávání zdravotně znevýhodněných),
• fotografie, kamerové záznamy, autorské práce, umístění v soutěžích.

4. Způsob zpracování osobních údajů a lhůta zpracování osobních údajů

Škola zpracovává osobní údaje subjektu údajů manuálně či automatizovaně a uchovává je v listinné či elektronické podobě po dobu stanovenou spisovým a skartačním řádem a následně po dobu nezbytně nutnou pro zajištění právních nároků ze smlouvy plynoucích, případně dalších lhůt plynoucích z legislativy (např. archivace, promlčecí lhůta a další). V případě udělení souhlasu se zasíláním novinek je lhůta zpracování 3 roky.

V návaznosti na účel zpracování jsou některé osobní údaje subjektu vedeny v informačním systému Školy (např. spisová služba, informační systémy evidence žáků, rodičů). Zabezpečení osobních údajů je řešeno na vhodné procesní i technické úrovni dostatečně vzhledem ke stanoveným účelům. Přístupy k osobním údajům jsou řízeny.

5. Předání osobních údajů

Škola může získané osobní údaje subjektu údajů, včetně údajů citlivých, předat třetí osobě jen na základě zákonného titulu, zejména pro splnění úkolu vyplývajícího z právního předpisu či smlouvy. O jednotlivých případech předávání je subjekt informován v rámci oznámení o zpracování osobních údajů pro příslušný účel zpracování. Se souhlasem subjektu, resp. v případě, že účinně nevznese námitku po obdržení oznámení, mohou být jeho osobní údaje předány i dalším subjektům. Osobní údaje mohou být také předány třetím stranám v rámci plnění právní povinnosti, smluv a oprávněného zájmu. Jde zejména o příslušné úřady, pojišťovny, banky, přepravci, a další.

6. Práva subjektu osobních údajů

Subjekt údajů má právo:

• získat od Školy, informace o zpracování jeho osobních údajů (informace o totožnosti a kontaktní údaje správce a jeho případného zástupce; případně kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů, účely zpracování, pro které jsou osobní údaje určeny, a právní základ pro zpracování, případné příjemce nebo kategorie příjemců osobních údajů a další informace, nezbytné pro zajištění transparentního a korektního zpracování jeho osobních údajů);
• požadovat od Školy přístup k osobním údajům, týkajícím se subjektu údajů, jejich opravu, popřípadě omezení zpracování svých osobních údajů, a vznést námitku proti zpracování, jakož i právo na přenositelnost údajů;
• pokud je zpracování založeno na souhlasu subjektu údajů, právo odvolat kdykoli souhlas, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním,
• nebýt součástí automatizovaného rozhodování, včetně profilování,
• na výmaz svých osobních údajů, pokud byly splněny zákonné podmínky, např. pokud osobní údaje již nejsou potřeba k účelům, pro něž byly získány nebo se jinak zpracovávaly, nebo např. pokud subjekt odvolá svůj souhlas, na jehož základě byly osobní údaje zpracovány;

Pokud Škola hodlá osobní údaje dále zpracovávat pro jiný účel, než je účel, pro který byly shromážděny, poskytne subjektu údajů ještě před uvedeným dalším zpracováním informace o tomto jiném účelu.
Škola nemusí subjektu osobních údajů informace o zpracování poskytovat tehdy, pokud subjekt údajů již uvedené informace má.

Pokud provádí Škola zpracování nezbytné pro splnění své právní povinnosti nebo svého úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu své pravomoci, může poskytnout informace subjektu údajů také zveřejněním informací na webu školy.

Jestliže osobní údaje nebyly získány od subjektu údajů, poskytne mu Škola stejné informace a zdroj, ze kterého osobní údaje pocházejí.

Škola nebude v případě získání osobních údajů od někoho jiného, než je subjekt údajů, uplatňovat informační povinnost, pokud je získávání nebo zpřístupnění výslovně stanoveno právním předpisem, který se na Základní školu vztahuje.

Subjekt osobních údajů, který zjistí nebo se domnívá, že Škola jako správce nebo jiná osoba, která pro Školu zpracovává osobní údaje, provádí zpracování jeho osobních údajů v rozporu s GDPR, může požádat o vysvětlení nebo požadovat, aby Škola nebo zpracovatel odstranil takto vzniklý stav. Nevyhoví-li Škola nebo příslušný zpracovatel žádosti, může se subjekt osobních údajů obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů.

7. Závěrečná ustanovení

Subjekt osobních údajů může veškeré informace ke zpracování svých osobních údajů získat osobně v kanceláři školy nebo prostřednictvím e-mailu gdpr@spseplzen.cz.

Škola je oprávněna vyžadovat od subjektu osobních údajů při podání žádosti o naplnění některého z výše uvedených práv jeho osobní identifikaci ověřením jeho totožnosti.

Škola je oprávněna v případech, které vymezuje právní předpis, za poskytnutí informace o zpracovávaných osobních údajů subjektu požadovat přiměřenou úhradu, nepřevyšující náklady nezbytné na poskytnutí informace.